管理会社を変更する際の手続き
マンション管理会社を変更して大丈夫？
管理会社の変更はできない、または難しいと考えている管理組合はどこにでも居ると思います。専門知識がなくて交渉が不利に進んでしまうことを懸念したり、そもそも最初から管理会社は契約上変更ができないという思い込みをしているケースもあるかもしれません。
ただ、たとえば今の管理会社に対して「フロントマンの対応が悪い」「管理委託費用がサービスの質に比べて割高に感じる」「共用スペースの清掃が粗雑になっている」「理事会において適切なアドバイスをしてくれない」など不満を抱えているのであれば、管理会社を変更することで解決できる可能性は十分考えられるのです。
管理会社の変更方法は？
では、管理会社はどのように変更するのでしょうか。管理会社の変更手続きには8つほどのステップが必要になってきます。管理会社の選定から、新管理会社への引継ぎが終わるまで、全体で8か月くらいかかります。
- まずは問題点を明確にしていきます。上記の通り、管理会社を変更しよう、という意見が出るということはなんらかの不満を抱えていますので、どこにどのような不満があるのかを明確にしましょう。
- 複数の管理会社に連絡を取り、見積もりを出してもらいます。見積もりの際には現地調査をしてもらう必要があります。現地調査から3週間くらいで見積もりが出ます。
- 見積もりやその他の資料をもとに、管理会社にプレゼンテーションを行ってもらいます。管理体制や見積もりの詳細について説明してもらいます。1度のプレゼンテーションで決められない場合は、複数回実施します。
- プレゼンテーションをした管理会社の中から1社、内定を出します。この時点ではまだ契約が完了したわけではありません。
- 内定した新管理会社との契約内容を確認します。この際に、過剰仕様になっているところや、必要なサービスを追加して最終見積もりとなります。
- 内定を出した管理会社から説明会を開いてもらい、臨時総会で管理会社変更の決議を行います。改めて重要事項説明会を行い、その後に臨時総会を行います。臨時総会の場で、参加者の過半数の賛成を取れれば、可決となります。
- 今まで契約していた管理会社に解約の通知を出します。原則として、管理業務委託の解約は契約期間が切れる3ヶ月前に通知を行います。この期間が引継ぎ期間となります。旧管理会社との契約書にも解約の事前通知期間が記載されているはずですので、確認してください。
- 理事会の立ち会いのもと、必要書類や物品などを新しい管理会社に引き継ぎます。管理組合と旧管理会社の間で個別に取り決めた事項があれば、それらも新管理会社に事前に共有しておきましょう。
2018/03/27