マンション管理組合と理事の役割とは

マンション管理組合と管理会社の関係

マンション管理の主役は管理組合です。管理会社は、管理組合の運営が円滑に回るようサポートをする立場であるに過ぎません。管理組合には、そのマンションの区分所有者である住人全員が所属し、その中から役員が複数名選出されます。

役員の選出方法は管理組合によってさまざまで、持ち回りで担当する場合もあれば、抽選や立候補で決める場合もあります。そこで決まった管理組合の役員が集う意見交換や意思決定の場が理事会です。理事会ではどのような点に注意しておくべきなのでしょうか。

まず前提としてあるのは、役員は流動的であるということです。そのため、役員が変わったとしても円滑に運営が続く体制を整えておくことが必要です。それまでの取り組みや主な業務内容、お金の管理などは、役員のメンバーが変わってもわかりやすく整理をしておきましょう。

また、サポート役である管理会社と関係性を構築しておくことも重要です。いざという時に頼りになるのは管理会社ですので、ここぞという時にしっかりとサポートしてくれるようコミュニケーションをとっておきましょう。

しかし、ただ距離を縮めるだけでは、管理会社のフロントマンも気が緩んでしまうこともあるかもしれません。フロントマンにも適度な緊張感を与えるために、何か決め事をする際には、管理会社とは別の第三者に協力を仰ぐことも視野に入れておきましょう。

理事会と総会

マンション管理において、組合員が意見交換と意思決定を行う場は大きく分けて2つあります。ひとつは理事会で、もうひとつは総会です。理事会は組合員の中から選出された役員が話し合いを行う場、総会は組合員全員が話し合いを行う場、というイメージを持って頂ければと思います。

理事会は基本的には「理事長」「副理事長」「理事」で構成されます。理事長は理事の中から選出され、同時に管理組合の代表者としての役割を担うこととなります。総会で決められたことを実行したり、管理規約で決められたことを行う権限と義務を負います。

副理事長は理事長の補佐役で、こちらも理事の中から選出されます。なんらかの理由で理事長が役務を執行できない時に理事長の代理として動きます。理事は理事会の構成員で、理事会に出席して、管理規約で決められた事項の審議に参加します。理事会の役員は総会で選出されます。

理事会は理事の半数以上の出席が必要になり、この場では総会で話し合う議案を作成します。この場で決定されたことのみが総会で審議されることとなります。

総会は大きく分けて2種類あり、一つは通常総会、もう一つは臨時総会です。通常総会は年に1回、管理規約で決められた期間内に開催します。総会の2周間前を目安に組合員全員に通知をします。ここではマンション内の決算の報告や事業報告、予算案や今後の事業の計画などが議案に組み込まれます。

臨時総会は理事会の承認が通れば何度でも開催が可能です。こちらは5日前に通知をします。緊急で決めなければならないことが出た時や、通常総会で決められなかった議案などをこの場で取り扱います。

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